Jobbanalysen består av fire hovedpunkter:
- bedriftens og stillingens overordnede rammer,
- oppgaver som skal gjennomføres,
- resultater som skal skapes
- kompetanser/personkrav som etterspørres
Intervju av personer i bedriften
Når vi skal innhente informasjon er de vanligste metodene å intervjue personer i bedriften som kjenner stillingen godt, det kan være en person som har samme stilling i dag eller hans overordnede. Det er viktig å avdekke kritiske hverdagsoppgaver, og de kompetanser som kreves for å beherske disse.
Vi kan intervjue ved samtale, eller ved et spørreskjema. Fordelen med samtale er at vi kan stille utdypende tilleggsspørsmål, og vi treffer også de personene som den nyansatte skal forholde seg til. Vi får dannet oss et bilde av arbeidsmiljøet om omgangsformen i bedriften.
Fordelen med spørreskjema er at vi effektivt kan samle informasjon fra mange informanter. En ulempe her er at vi ikke vet hvor grundige de har vært i besvarelsene.
Vi kan også søke informasjon om bedriften på internett, i årsrapporter og media for å danne oss et bilde av den. Det er viktig å være kritisk til kildene i dette arbeidet.
Observer personer i stillingen
Vi kan også observere personer som utfører arbeidet i stillingen vi skal rekruttere til, og registrere de viktigste oppgavene som gjennomføres. Dette krever at den som observerer kjenner arbeidsoppgavene, og forstår hva som foregår. Ulempen ved dette kan være at det tar lang tid å sette seg inn i de viktigste kompetansene som kreves, og hva som er de viktigste kritiske situasjonene som skal håndteres.
Føre dagbok
Vi kan be personer som innehar samme stilling føre dagbok og skrive ned sine oppgaver og gjøremål i noen dager, eller rett og slett prøve oss i stillingen ved for eksempel arbeide en dag i en butikk for å høre hva kundene spør om og danne oss et bilde av hverdagen for de som jobber der. Dette kan være nyttig som et første inntrykk og som tillegg til andre metoder, men samtidig er det vanskelig å skape en realistisk ramme for vurderingen uten at man arbeider der mer enn noen timer en tilfeldig dag.
Det er uansett viktig at jobbanalysen gjøres nøyaktig og dokumenteres grundig. Den er senere grunnlag for utarbeidelse av stillingsannonsen, og også for objektiv vurdering og seleksjon av kandidater. Grundighet med jobbanalysen er en forutsetning for vellykket rekruttering.
